Esemény Tervezési útmutató

Emlékezetes események nem csak történnek. Egy esemény szervezése és megtartása a tervezést igénybe veszi. Legyen szó konferenciáról, szemináriumról vagy vásárlói elismerési napról, és három heted van-e a tervezésre, vagy egy egész évre, az esemény sikere a részletekben rejlik. Összegyűjtöttük 42 kisvállalkozói esemény-tervezési tippet a szakértőktől, akik tapasztalattal rendelkeztek a kisvállalkozói események tervezésében.

Kisvállalkozói események tervezése: Mit tegyünk először?

1. Döntsön el még a célközönség előtt.   Az első lépésnek – mielőtt bármi mást megtenne, világosan meg kell határoznia, ki az a célközönség. Ettől kezdve az összes többi határozat helyére kerül. A formátum, a tartalom, az árak, a hely stb. Az első döntésből származnak. Ez a strukturált megközelítés szintén segít abban, hogy a konkrét célok elérésére összpontosítson. Ily módon kevésbé valószínű, hogy megengedi, hogy a hatókör túlságosan széles legyen vagy elitatódjon.

2. Készítsen egy listát a részletekről – mindent beleértve a világítást és a tömegközlekedést, a tartalomra és a frissítőkre.   Amikor úgy dönt, hogy rendezvényt rendez, akkor minden számít. A program tartalmától és a világítástól a szállításig és a parkolásig – minden számít. És a közönség mindent tulajdonít neked és… a márkájának. A lista elkészítése biztosítja, hogy ne hagyja figyelmen kívül a dolgokat.

3. Világos üzleti céllal kell rendelkeznie az esemény megtartására.   Mielőtt elkezdené tervezni egy sikeres eseményt, tisztázza, miért csinálja ezt először. Miért? Mivel az ezt követő minden döntésnek támogatnia kell a fő célt. Vezető generáció? Célja, hogy felhívja a figyelmet vállalkozására vagy egy adott termékre? Úgy látja, hogy a fő cél az ügyfél lojalitás fejlesztése? Vagy egyszerűen csak pénzt akar keresni (ami szintén rendben van)? És győződjön meg arról, hogy a csapat tisztában van a céllal, hogy ne legyen „hatótörés”.

4. Ütemezésekor vigyázzon más ipari eseményekre.   Ellenőrizze a naptárat. Ügyeljen arra, hogy nem ütemezteti eseményét ünnepnapokon vagy a túlságosan közel az ünnepekre vagy a népszerű nyaralási időkre. Ugyanolyan fontos ellenőrizni, hogy vannak-e olyan események, amelyekre a célcsoport résztvevői mehetnek.

5. Legyen rugalmas a méret, a hely és a többi részlet megváltoztatásával.   Amint belép az eseménytervezési folyamatba, előfordulhat, hogy az esemény mérete, elhelyezkedése és sok más módon megváltozik, mint az eredetileg elképzelte. Ez természetes és tökéletesen mindaddig, amíg elfelejtik az okát, amiért mindezt először elvégzik. Bizonyos rugalmasság szükséges.

6. Ismerje meg korlátait.  Mindannyian tudjuk, hogy a cél egy nagyszerű élő esemény szervezése. Ebből a célból tisztában kell lennünk azzal is, hogy mit tehetünk vagy mit nem tudunk megvalósítani – legyen az költségvetés… vagy időigényes. Ha egy hét múlva úgy dönt, hogy élő eseményt indít, tervezzen meg egy intim kapcsolatot. Egy nagy eseményre több hónappal előre kell felkészülnie. Ha a költségvetés kicsi, akkor lehet, hogy ellensúlyozza a kreativitást és a sok „csináld magad” munkát.

7. Hozz létre SMART célokat.  Mindig a stratégiával kezdje. A vállalkozások építéséhez hasonlóan a nagy események egy erős, átgondolt és mérhető stratégiával kezdődnek. Az élő események csodálatos módja annak, hogy megosszák márkájukat, csatlakozzanak a célpiachoz, visszajelzéseket kapjanak a termékéről (és így tovább!). De tudnia kell, mit akar elérni. Ragaszkodjon a SMART célokhoz, és vázolja fel, mit akar. Ezután ügyeljen arra, hogy e célok elérésével összhangban járjon el.

Rendezvény költségvetése

Költségvetés: Hogyan kell fizetni az eseményért

8. Készítsen egy „finanszírozási tervet” az eseményedre, és becsülje meg a számadatokat.  Tudja meg, hogyan fog fizetni az esemény. A legtöbb rendezvényt szponzorálás, jegyértékesítés, belső marketing-költségvetés finanszírozza – vagy mindhárom kombinációját. Amikor elkészíti az esemény költségvetését, meg kell becsülnie, hogy mekkora pénzt tud reálisan megszerezni az egyes területekről. Mielőtt helyet foglalna, vagy bármilyen szerződést aláírna, érdemes először kezdeni a szponzorok aláírását. Vagy kezdje el előzetes jegyek értékesítését, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön ötlete érdeklődik-e ahhoz, hogy finanszírozhassa.

9. Készítsen költségköltségvetést – és pénzt spóroljon „természetbeni” szponzor adományok révén.   Az események általában többet fizetnek, mint az átlagos kisvállalkozás tulajdonosa gondolja  elsősorban a helyszín, valamint az ételek és italok tekintetében. Ne felejtse el becsülni az összes szükséges engedélyt. (Ez az, ahol az eseményszervező segíthet elkerülni a fejfájást.) Készítsen átfogó listát az összes költségről, majd emelje ki azokat a területeket, ahol szerinte a szponzorok szerepet játszhatnak abban, hogy valami „természetbeni” felajánlást nyújtanak. Minél inkább más márkákkal dolgozik és partnerekkel, hogy rendezze az eseményeit, annál többet spórolhat meg.

10. Fontolja meg a közösségi finanszírozás új lehetőségét, hogy pénzt szerezzen egy eseményre.   Ha ez az első alkalom, hogy rendezvényeket rendez, akkor használja a közösségi finanszírozási platformokat a kockázat csökkentése érdekében. Az események ezen platformokon való közzétételével a résztvevőknek kötelesek vállalni az esemény megrendezéséhez szükséges jegyet. Ha a résztvevők minimális száma nem teljesül, akkor a rendezvényre nem kerül sor.

üres szoba - rendezvényen való részvétel

Marketing: Az emberek felkérése a részvételre

11. Szüksége lesz RÉSZLETES marketing tervre.  Készítsen marketing tervet az eseményre. Minél szervezetesebb vagy, annál profiabb lesz az esemény.

12. Légy fáradhatatlan erőfeszítéseinél, különben eseményed kudarcot vall.  Ha nem akarsz egyedül a rendezvényen lenni … akkor piac, piac, piac, piac … és még egy pár.

13. Definiálja a megjelenéshez szükséges indokokat.   Mi vonzza a résztvevőket? Meg kell határoznia, hogy mit csinálsz azon az eseményen, amely az ajtóba behozza ezeket a célcsoportokat. Fogyasztási cikkek esetén ez szórakoztató, termékbemutatókkal és ingyenes játékokkal teli party lehet. Egy üzleti tömeg számára ez lehet oktatási tartalom vagy izgalmas, jól ismert szakember. Bármi is legyen, ne veszítse el a kapcsolatot azzal, hogy miért akarja bejutni az adott közönség, aki felszólítja.

14. Írja le írásban, hogy miért kell részt vennie a célpiacon – ne gondolja, hogy az előnyök nyilvánvalóak.  Az esemény népszerűsítésekor mindenképpen mondja el a célpiacának, mit fog megtanulni, kivel találkoznak, és miért kellene ott lennie. Ne gondold, hogy a barátai elmondják a barátainak. Ha hangszórókat használ, adjon nekik reklámmásolatot, hogy hirdethessék az eseményt a közönség számára.

15. Tanulja meg, hogyan kell beszélni a médiával.  Az újságírók nagyon elfoglaltak és mindig határidőn belül vannak. Nincs idejük hallani az értékesítési hangot. Mondja meg nekik, hogy az információ létezik, és – a jövőbeni történetek esetében -, hogy Ön ezen a területen szakértő. Adja meg ezeket az információkat, amikor elér.

16. Használjon Twitter és Instagram hashtagokat.  A Twitter félelmetes az események népszerűsítése és az online közösség érzetének megteremtése érdekében egy esemény körül. Készítsen el egy egyedi hashtagot korán. Keressen először a Twitter-ben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy még nem használja-e. Helyezze a hashtagot közvetlenül az esemény webhelyére, és ha a Tweet gombbal osztja meg a webhelyet, akkor helyezze a hashtagot közvetlenül az előre megfogalmazott szóbeszédbe. Amikor az emberek csipognak, automatikusan népszerűsíti az eseményt a Twitteren. Megtehet valami hasonlót az Instagram segítségével az emberekkel, hogy megosszák fényképeiket az eseményről.

17. Használjon online közösségi előzetes eseményeket a fő esemény promóciójához . Az esemény iránti érdeklődés felkeltése érdekében néhány héttel a fő esemény előtt megpróbálhat Google Hangoutot vagy Twitter-csevegést tartani. Hívjon fel néhány felszólalót az online közösségi eseménybe. Adjon áttekintést arról, hogy mi lesz a fő eseményen. Más szavakkal, beszélje meg, hogy a felszólalók mit fognak tartani, vagy emelje ki a tevékenységeket. Várakozást generál.

18. Vásároljon reklámot a közösségi média hálózatain.    A közösségi oldalakon történő reklámozást gyakran a kis események figyelmen kívül hagyják. A közösségi hirdetési platformok (mindenekelőtt a Facebook, a LinkedIn és a Twitter) mélyreható célzási lehetőségeket kínálnak, amelyek jelentősen elősegítik a célközönség elérését földrajzi helyzetünkben. A jó hír az, hogy nincs szükség nagy költségvetésre, és a jegyek értékesítése könnyen mérhető.

19. Használja a YouTube-ot az esemény promóciójához.  A YouTube a világon a második keresőmotor a Google után. Videók feltöltése korábbi eseményeinkről vagy interjúk a hangszórókkal / előadóinkkal nagyszerű módja annak, hogy meggyőzzük a leendő résztvevőket a vásárlás kattintásáról. A videó jelentős vizuális útmutatásokat biztosít, így súlyosan befolyásolja a döntéshozatali folyamatunkat. Az eseményekkel mindig annak a kockázatát érezzük, hogy nem tudjuk, mi fog történni, a videó enyhíti ezt a feszültséget.

20. Készítsen fantasztikus, alacsony költségvetésű promóciós videót . Egy kis kreativitás néhány poszter táblával, jogdíjmentes videoklippel és egy jó okostelefon-videokamerával egy szórakoztató videót készít, amely elősegíti a jövőbeli eseményeket.

21. Vegyen részt a helyi bloggerekben.   Legyen okos a bloggereknél. A helyi bloggerek bevonása az eseménybe általában egy nagyszerű stratégia a közönség megszerzésére az esemény előtt, alatt és után. A bloggerek általában széles körben számítanak, és általában nem követik a hagyományos médiaszabályokat.

22. Támogassa az események regisztrációs platformjait, mint például a Meetup.  Használjon meglévő platformokat. Ha ez az első kísérlet egy rendezvény lefolytatására , és hiányzik a hozzáértés előmozdításának képessége, tekintse meg a Meetup.com oldalt . Amellett, hogy az online rendezvények kezelésére szolgáló lakosztályt kínál, a Meetup kiváló referencia az Ön környékének megfelelő közönség számára. Ezenkívül a regisztráció és az RSVP menedzsment képességei is különösen hasznosak, ha tapasztalatlan.

23. Használja az online regisztrációt.  Az emberek elriasztásának egyszerűbb módja az analóg regisztráció (faxok, bankjegy vagy csak az ajtó). Online regisztrációt kínál a lehető legtöbb résztvevő biztosításához, amilyen gyorsan csak lehetséges, ez elősegíti a számok előrejelzését és a költségvetés hamarosan felszabadítását.

24. Jelentkezzen a csoportját vendéglátó oldalakon.  Miután megtudta, ki akar részt venni, a következő lépés az, hogy előtted álljon. Vannak olyan webhelyek, amelyek szakosodtak az események országos felsorolására (pl. Meetup), és helyi szinten, ezért kezdjek ott, és végezzenek kutatást, amely a legmegfelelőbb a felvételhez.

25. Ösztönözze a helyi partnereket ösztönzésére.  A releváns sajtóközleményekhez eljuttatott sajtóközlemények segítenek a hírek közzétételében. Megvizsgálhatja azt is, hogy a média (online és offline) bevonásra kerül-e partnerként. A rendezvényen expozíciót kapnak, cserébe azért, hogy nyilvánosságra hozzák. Ha nem akarnak részt venni ezen a szinten, vegye fel velük az a gondolatot, hogy versenyt indítsanak az olvasók számára, hogy jegyeket nyerjenek.

26. Tegye könnyűvé a hangszóróit, hogy nyilvánosságra hozzák követőiket.  Ha bármilyen szakértő vagy előadó vesz részt, ösztönözze őket, hogy nyilvánosságra hozzák a közösségi média követőinek részvételét. Vagy kérje meg őket, hogy küldjenek el valamit az e-mail előfizetőiknek.

27. Adjon ösztönzőket a korai madár számára.  A korai madárjegyek olcsóbb áron nagyszerű módja a korai regisztrációnak, mivel arra ösztönzik az embereket, hogy most cselekedjenek, nem pedig várjanak és felejtsenek el.

Csapatmunka az esemény megtervezéséhez

Csapat: Ki segít?

28. A felelősségek átruházása.  Nem számít vállalkozása méretének, mindig próbáljon átruházni a felelősséget. Az, hogy minden részletért egy személy felelős, általában nem megfelelő. Ha csak lehetséges, hagyja, hogy az emberek átvegyék az irányítást azokon a területeken, amelyekben leginkább élvezik. Például hagyja, hogy a vállalat élelmezője kezelje a vendéglátás részleteit. Minél jobban élvezi valaki a felelősségét, annál valószínűbb, hogy sikeresen elvégzi őket.

29. Kövesse nyomon – és kövesse újra.  Jelentkezzen be korán és gyakran. Bár senki sem akarja, hogy mikrorányítás alatt álljon, ügyeljen arra, hogy az alkalmazottak és a szállítók jó úton járjanak rendezvényi feladataikkal. Mindaddig, amíg az emberek tudják, hogy időről időre várnak frissítéseket, kevésbé lesznek csalódottak, amikor felhívsz vagy e-mailt küldtek.

30. A szponzorok jogdíjmentes – győződjön meg róla, hogy érzik magukat.   Ha vannak szponzorok  kezelje őket úgy, mint királyok. Finanszírozják az eseményt, és lehetővé teszik, hogy megtegye (ha ez az üzleti modell). Az esemény előtt nagyon világosnak kell lennie, hogy mit kap szponzorként.

31. Mindig alábecsülje a szponzorok részvételi arányát.  Ha úgy gondolja, hogy 100 résztvevőt szerezhet, akkor szponzorálási pályáját alacsonyabb becslésen alapítsa  különösen, ha ez az első esemény. Sokkal jobb, ha a szponzorok kellemes meglepetést adnak, mint csalódást okoznak.

32. Kérdezze meg az embereket, hogy mit gondolnak, és készüljön fel jó vagy rossz visszajelzésre.  Kérjen kritikákat. Ha fél tisztességes munkát végzett, sok kuda lesz. Mondj köszönet, de kérje meg a KRITIKÁT, és készen áll rá.

33. Rendeljen képzett szociális média csapatot az eseményről . Ne felejtsd el a közösségi média csapatát. Noha ez nem feltétlenül szükséges minden eseményhez vagy iparághoz, egyre több esemény koncentrál a közönség vírus erejének kiaknázására. Ha a közönség nem tweeting, Facebooking és fotózni Instagram  meg kell csinálni ugyanezt. A végrehajtáshoz képzett csapatra lesz szükséged.

34. Keressen olyan szállítót, aki kiszolgálja a rést, és hajlandó bekapcsolódni . A legjobb gyártók, akikkel együtt dolgozhatnak, azok, akik ismerik a kisvállalkozási kultúrát. Keressen olyan gyártókat, akik gyakran dolgoznak kisvállalkozásokkal, vagy akik nagyobb szerepet vállalnának a szerepüknél.

kisvállalkozói események tervezése - ütemezés

Esemény napja: Húzza le

35. Óvatosan állítsa be az elvárásait – majd teljesítse.  Gondoskodjon arról, hogy a közönség NAGY (nem jó) tapasztalattal rendelkezik; és hogy adja meg nekik, amit vártak a részvételükhöz.

36. A hozzáállás fertőző.  A vendégek nagyrészt a hozzáállásodat és dinamikáját játsszák az esemény során. Példaként szolgálj, és jól érezd magad.

37. Hagyja, hogy a tömeg reakciója legyen a barométer . Olvassa el a közönséget az esemény során. Kérdezze meg az embereket, hogy vannak. Ha a dolgok jól mennek, és ha nem, akkor tudni fogják.

38. Mindig kérdezd meg magadtól: Hogyan vonatkozik ez a résztvevőkre?  Ügyeljen arra, hogy olyan tartalmat kínáljon, amely a közönség több mint 80% -ának releváns. A közönségnek el kell távolodnia a kézzelfogható taktikákkal, hogy javítsa üzleti és karrierjét … és éreznie kell a beszélő energiáját. Az üzleti vállalkozásáról és arról, amit csinál, anélkül, hogy mindenki számára pazarolnád időt és pénzt, anélkül, hogy a közönségnek megadnád azt, amire szüksége van.

39. A szertartások mestereként vagy előadóként – gyakoroljon.  Ismeri vállalkozását, de nem feltételezi, hogy tudja, hogyan kell prezentációt feltenni. Gyakorold a prezentáció előadását, a kérdések megválaszolását, valamint a közönség nehéz és konfrontációs tagjainak kezelését. Minél jobban felkészültél, annál jobb.

40. Nézd meg a legjobbakat . Nézze meg a részét … legyen kényelmes, de tovább divatos. Még akkor is, ha könyvelő vagy ügyvéd vagy, válassza ki a legmegkülönböztetőbb öltönyét vagy nyakkendőjét. Az emberek emlékeznek arra, milyen kényelmes vagy a saját bőrén.

Zavarban van, amikor a dolgok rosszul fordulnak az eseményednél

Készenléti terv: Mi a teendő, ha a dolgok rosszul vannak

41. Képzelje el lépésről lépésre az eseményt, és készítsen egy 2 oszlopos listát: az egyik oszlopban mi történhet rosszul, a másodikban pedig a készenléti terv.  Legyen felkészült a váratlan eseményekre. Lehet, hogy a hangrendszer meghibásodik. Lehet, hogy a kulcstartó előadója lemond. Meg tudsz birkózni és továbblépni?

42. Légy kész arra, hogy kezét adjon a hiányosságok kitöltéséhez . Noha az előzetes tervezés nagyszerű recept a sikerre, soha nem elég. Mindig történik valami váratlan. Ezért fárasztó egy kevés extra könyökzsír behelyezése a körülmények enyhítésére. Ez vonatkozik az étkeztetésre, a nyomtatási követelményekre, a vendégszállásokra, az időjárás-előrejelzésre, a szórakozásra és egyebekre. 

Nagy köszönet a szakértőknek, akik hozzájárultak a fenti kisvállalkozói esemény-tervezési tippekhez:

 Matt Telfer, a Heart Internet marketing menedzsere és blogger a Marketing Nerd   Tips 1, 24, 25, 26, 27-en

– Beth Silver, ügyvezető igazgató, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40

– Laura Leites, rendezvényszervező és tulajdonos, 3., 4., 5., 8., 13., 31. L2 eseményszerkesztő

– Joy Go, Internet Marketing és Partnerprogram menedzser, 2. napi nyomtatási tippek, 6., 28., 29., 36., 42.

 Liz King, vezérigazgató, rendezvény-szakértő, Liz King Events tippek 7, 9, 33, 34

 Julius Solaris, az eseményipar előadója és az Event Manager Blog 10, 18, 19, 21, 22, 23 szerkesztője.

– Ramon Ray, a technológiai evangélista és a Small Biz Technology 12, 30, 32, 35, 37, 41 szerkesztője

– Anita Campbell, a Small Business Trends Tips 16., 17., 20. alapítója és vezérigazgatója